Là một đơn vị tư vấn chứng nhận ISO 9001 uy tín, chuyên nghiệp với hàng trăm doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực khác nhau thì chúng tôi rút ra được 10 sai lầm khi áp dụng ISO 9001 khiến doanh nghiệp bạn không thể áp dụng thành công Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 và bài viết này sẽ cho bạn biết những sai lầm này cũng như giải pháp cho nó.
Cùng Chất Lượng Việt tìm hiểu nhé!
1. Sai lầm đầu tiên, Ban lãnh đạo không cam kết với tiêu chuẩn ISO, coi ISO là việc của chỉ 1 bộ phận
Ban lãnh đạo không cam kết với tiêu chuẩn ISO, coi ISO là việc của chỉ 1 bộ phận
Lãnh đạo cao cấp nghĩa là Tổng giám đốc, phó giám đốc. Nếu lãnh đạo không gia vào thì sẽ không cung cấp cho doanh nghiệp các nguồn lực cần thiết để thực hiện. Lãnh đạo phải là người phải cam kết, là sẽ đưa ra các hành động, cam kết đối với Hệ thống quản lý chất lượng để cho chất lượng được cải tiến liên tục và sự hài lòng của khách hàng được duy trì đó là nhiệm vụ quan trọng và không thể thiếu của tầng lớp lãnh đạo.
2. Sai lầm thứ 2, không đào tạo ra những nhân viên làm về ISO bài bản, chủ chốt trong công ty
Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ có bộ phận ISO mới là người làm và cần phải biết điều đó (tiêu chuẩn ISO), nhưng không phải thế. Tất cả chúng ta đều nằm trong hệ thống chất lượng mỗi người sẽ có một nhiệm vụ riêng, tương tác với tất cả người khác gián tiếp hay trực tiếp. Vì vậy, từng mảnh ghép của hệ thống chất lượng – mỗi cá nhân đều phải được đào tạo, nhận thức về hệ thống chất lượng tùy mức độ công việc. Người công nhân có thể đào tạo ít, người làm chất lượng phải biết nhiều…
3. Sai lầm thứ 3, không tổ chức đào tạo nhận thức về tiêu chuẩn ISO 9001, quy trình cho toàn bộ nhân viên để tiếp cận đến hệ thống quản lý chất lượng mà công ty đang làm theo ISO 9001
4. Sai lầm thứ 4, tạo ra một hệ thống quản lý chất lượng quá phức tạp
Tạo ra một hệ thống quản lý chất lượng quá phức tạp
5. Sai lầm thứ 5, xử lý vấn đề bằng hành động khắc phục không đúng cách
6. Sai lầm 6, không biết khách hàng muốn gì
Mục tiêu chính, quan trọng nhất của ISO 9001 là cải thiện hoặc tăng sự hài lòng của khách hàng và nếu các tổ chức không dành thời gian để lắng nghe khách hàng thì tổ chức của bạn sẽ không thể đạt được mục tiêu này. Tùy vào từng bối cảnh của tổ chức, doanh nghiệp có thể chọn Một cuộc khảo sát dài và chi tiết để gửi tới khách hàng của mình. Hoặc đơn giản, chỉ bằng cách hỏi một vài câu hỏi chính, nhắn tin hoặc email để công ty có thể nắm được khách hàng của mình đang muốn gì. Sau đó, tổ chức sẽ lên kế hoạch cho những thay đổi cần thiết sẽ nhằm thực hiện nhu cầu và mong đợi này của khách hàng.
7. Sai lầm 7, không có kế hoạch, thực hiện các quy trình quá vội vàng, gấp gáp
Để xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 vững chắc cần thời gian và nhiều công việc phải chuẩn bị. Việc thực hiện, vận hành cả một hệ thống trong một thời gian ngắn sẽ phản tác dụng Các tổ chức cần dành thời gian cần thiết để lập kế hoạch thực hiện, kiểm tra và hành động theo chu trình PDCA.
Trên thực tế, Có đến 50% công ty xí nghiệp áp dụng sai cách khi xây dựng hệ thống họ cóp nhặt hàng núi quy trình, quy định, hướng dẫn công việc từ các công ty khác. Sau đó vội vàng, bắt cả công ty, tổ chức áp dụng theo. Nếu làm như vậy, tác dụng còn chưa thấy đâu mà chỉ thấy phản tác dụng thôi.
Mọi người áp dụng 1 cách máy móc, không phù hợp với bối cảnh của tổ chức của mình. Nhiều lúc cả tổ chức lại sinh ra thành kiến, khó chịu với người làm ISO và hệ thống quản lý chất lượng.
8. Sai lầm 8, không có một đánh giá viên nội bộ được đào tạo chuyên sâu và có kinh nghiệm
Trong nhiều trường hợp, đánh giá viên nội bộ thiếu đào tạo và kinh nghiệm cần thiết để phân biệt các chi tiết nhỏ với các vấn đề lớn trong Hệ thống quản lý chất lượng.
Việc có được một đánh giá viên như thế trong công ty là một điều cần thiết. Người đánh giá viên khi đi đánh giá nội bộ sẽ tập trung vào các vấn đề chính, ảnh hưởng đến cả hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp. Người đó sẽ giúp các tổ chức cải thiện quy trình, đạt được mục tiêu, kết quả mong muốn.
Và sẽ vượt qua mọi cuộc Audit đánh giá của bất kì Tổ chức chứng nhận ISO 9001 (bên thứ 3) nào. Nếu không có một đánh giá viên được đào tạo chuyên sâu và có kinh nghiệm thì Auditor khi đánh giá nội bộ sẽ bị sa vào việc “bới lông tìm vết”, không tìm được đúng vấn đề về hệ thống QMS mà tổ chức đang gặp phải.
9. Sai lầm 9, tin rằng những quy trình hệ thống chất lượng của tổ chức chất lượng này thì sẽ hiệu quả với tổ chức chất lượng của mình
Mỗi một tổ chức cần xây dựng hệ thống, tài liệu quy trình riêng đối với tổ chức đó
Mỗi tổ chức là khác nhau, bối cảnh tổ chức cũng khác nhau ngay cả văn hóa, tác phong làm việc cũng không giống nhau. Cho nên, hệ thống Quản lý chất lượng của tổ chức A hiệu lực đối với tổ chức A nhưng chưa chắc hiệu lực với tổ chức B. Mỗi một tổ chức cần xây dựng hệ thống, tài liệu quy trình riêng đối với tổ chức đó. Việc copy, sao chép, bê nguyên một hệ thống chất lượng từ một công ty nào đó về công ty mình là một điều dại dột nhất.
10. Sai lầm 10, giao cả Hệ thống quản lý chất lượng cho một người, một cá nhân làm
Việc thực hiện ISO 9001 cần phải là công việc của cả một tổ chức. Mọi người có thể thấy, một hệ thống chất lượng bao gồm rất nhiều quá trình lớn. Các quá trình lớn lại chia ra nhiều quá trình nhỏ hơn. Mỗi một quá trình được văn bản hóa thành các quy trình để tạo thành 1 Hệ thống quản lý chất lượng.
Nếu mọi người không tham gia những người chủ quản các quá trình không thực hiện theo quy trình của hệ thống quản lý chất lượng thì nó sẽ không hiệu quả và không hoạt động. Tất cả thành viên trong tổ chức cần phải kết hợp để thực hiện các công việc hoạt động của hệ thống.
Hi vọng rằng, qua bài viết trên, khi bạn triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 – nhất là với những doanh nghiệp mới tìm hiểu, thì bạn có nhiều cái nhìn hơn về tiêu chuẩn. Từ đó giúp doanh nghiệp bạn đạt được nhiều kết quả tốt hơn.
