Chu trình PDCA – Phương pháp cải tiến liên tục cho doanh nghiệp

Hãy tưởng tượng rằng điểm hài lòng của khách hàng bạn trên một trang web xếp hạng doanh nghiệp đã giảm. Khi bạn xem xét các đánh giá, nhận xét của khách hàng gần đây, bạn thấy rằng khách hàng của mình đang phàn nàn bề việc thời gian giao hàng và sản phẩm bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Vì vậy, bạn quyết định tiến hành một dự án thí điểm nhỏ trong 3 tháng, sử dụng một nhà cung cấp mới để vận chuyển sản phẩm của bạn đến một nhóm khách hàng dự kiến. Bạn hài lòng khi nhận phản hồi tích cực từ khách hàng. Vì vậy, bạn quyết định sử dụng nhà cung cấp mới cho tất cả các đơn đặt hàng của mình trong tương lai.

Những gì bạn vừa làm là một vòng lặp duy nhất được gọi là chu trình PDCA. Đây là một công cụ được thiết lập để đạt được sự cải tiến liên tục trong doanh nghiệp của bạn.

Chu trình PDCA là gì?

Chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Action) là một chiến lược giải quyết vấn đề tương tác để cải thiện quy trình thực hiện và thay đổi. Chu trình PDCA là một phương pháp cho cải tiến liên tục. Thay vì đại diện cho một quy trình một lần và thực hiện, chu trình PDCA và một vòng phản hồi liên tục cho các lần lặp lại và cải tiến quy trình. Bằng cách tuân theo chu trình, tiến hành đưa ra các giả thuyết, kiểm tra những ý tưởng đó và cải tiến chúng trong một chu kỳ cải tiến liên tục.

Xem thêm: Triển khai cải tiến liên tục KAIZEN tại doanh nghiệp trong giai đoạn mới

Các giai đoạn của chu trình PDCA là gì?

1. Lập kế hoạch (plan)

Đây là giai đoạn đầu tiên và cũng là giai đoạn quan trọng nhất trong chu trình PDCA. Việc hoạch định chính xác và đầy đủ sẽ giúp định hướng tốt các hoạt động tiếp theo.

Nếu doanh nghiệp lên kế hoạch một cách chính xác và đầy đủ thì sẽ cần ít các hoạt động điều chỉnh và các hoạt động sẽ được điều khiển có hiệu quả hơn.

Việc lên kế hoạch gồm xác định các mục tiêu, các phương tiện, nguồn lực và biện pháp trước khi đi vào sản xuất cụ thể. Tạo điều kiện khai thác hiệu quả hơn các nguồn lực trong khoảng thời gian dài hạn góp phần giảm chi phí cho quản lí chất lượng, nâng cao khả năng cạnh tranh.

2. Thực hiện (do)

Ở giai đoạn này, nhóm thực hiện một kế hoạch hành động được phát triển ở giai đoạn trước để thực hiện các thay đổi mong muốn. Bao gồm các bước sau:

  • Thực hiện kế hoạch hành động: tổ chức thử nghiệm trong một bộ phận, một giai đoạn của dây chuyền sản xuất,…
  • Thực hành các phương pháp được đề xuất.
  • Thực hiện thay đổi.

Thực tế triển khai, bạn sẽ gặp các vấn đề trong quá trình làm mà bạn không nghĩ đến trước đây. Đó là điều bình thường. Chỉ cần giải quyết khi chúng xuất hiện.

Đọc tiếp: Đối tượng nào được phép tham gia thị trường Carbon?

3. Kiểm tra (Check)

Đây có lẽ là phần thường được bỏ qua nhất của PDCA. Giải pháp triển khai của bạn có thực sự hiệu quả không? Bạn đã đạt được mục tiêu của mình?

Trong quá trình tổ chức thực hiện cần tiến hành những công việc kiểm tra, kiểm soát chất lượng. Đây là giai đoạn theo dõi, thu thập, phát hiện và đánh giá những khuyết tật của sản phẩm. Mục đích của kiểm tra là phát hiện ra những nguyên nhân và ngăn chặn chúng kịp thời.

4. Hành động (Action)

Hành động là quyết định phải làm gì tiếp theo. Điều này phụ thuộc vào kết quả kiểm tra. Nếu việc thực hiện của bạn không đạt được các mục tiêu, bạn phải tìm ra lý do. Tại sao giải pháp của bạn không hoạt động như mong đợi? Điều này sẽ dẫn đến sự lặp lại của PDCA với một kế hoạch khác để tìm ra một giải pháp mới hoặc tốt hơn để đạt được mục tiêu của bạn.

Công việc không bao giờ dừng lại. Bây giờ bạn phải suy nghĩ về vấn đề nào cần giải quyết tiếp theo. Ưu tiên các vấn đề của bạn, chọn một vấn đề phù hợp nhất và bắt đầu một PDCA mới.

Khi nào doanh nghiệp bạn nên sử dụng chu trình PDCA?

Chu trình PDCA là một khuôn khổ cho cách tiếp cận và giải quyết các vấn đề quản lý dự án và cải tiến quy trình. Kết quả là, nó có thể được thực hiện cho một loạt các dự án. Các nhóm sử dụng chu trình pdca nắm bắt hiệu quả yếu tố cải tiến liên tục – thay vì sử dụng chu trình cho quy trình từ đầu đến cuối, chu trình pdca là một cách để đảm bảo cải tiến liên tục và thực hiện quá trình lặp đi lặp lại.

Chu trình Plan-Do-Check-Action đặc biệt hữu ích khi bạn muốn:

  • Hợp lý hóa và cải thiện quy trình làm việc lặp đi lặp lại.
  • Phát triển quy trình kinh doanh mới.
  • Bắt đầu với cải tiến liên tục.
  • Nhanh chóng lặp lại thay đổi và xem kết quả ngay lập tức..
  • Giảm thiểu lỗi và tối đa hóa kết quả.
  • Kiểm tra nhiều giải pháp nhanh chóng.

Chu trình PDCA là một cách hiệu quả để thực hiện cải tiến liên tục và giải quyết vấn đề. Để tận dụng tối đa chu trình PDCA, hãy thiết lập các dự án của bạn để thành công với công cụ lập kế hoạch dự án. Lập kế hoạch, quản lý và theo dõi các dự án của nhóm bạn để đạt được sản phẩm của bạn đúng hạn.

Tin tức liên quan

0901981789