ISO 9001 được định nghĩa là tiêu chuẩn quốc tế quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Doanh nghiệp áp dụng ISO 9001 để chứng minh khả năng cung cấp các sản phẩm và dịch vụ một cách nhất quán đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và quy định.
ISO 9001 được công bố lần đầu tiên vào năm 1987 bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO), một cơ quan quốc tế bao gồm các cơ quan tiêu chuẩn quốc gia của hơn 160 quốc gia. Phiên bản hiện tại của ISO 9001 là ISO 9001:2015 đã được phát hành vào tháng 9 năm 2015.
- Vậy ISO 9001 là gì?
- Lợi ích của ISO 9001 là gì?
- Doanh nghiệp cần làm gì để đạt chứng nhận ISO 9001:2015?
- Quy trình tư vấn cấp chứng nhận ISO 9001:2015
Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu nhé!
Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 là gì?
Tên đầy đủ của tiêu chuẩn: ISO 9001:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu.
ISO 9001 là một tiêu chuẩn đưa ra các nguyên tắc, nguyên lý và yêu cầu để thiết lập được một hệ thống quản lý chất lượng trong doanh nghiệp và áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp không phân biệt quy mô hay loại hình sản xuất, kinh doanh hay dịch vụ. Đặc biệt, tiêu chuẩn có quy định bắt buộc áp dụng đối với 2 lĩnh vực: vật liệu xây dựng và sản xuất phân bón.
ISO 9001:2015 được Tổ chức ISO thế giới ban hành vào ngày 15/09/2015.
ISO 9001:2015 là phiên bản thay thế ISO 9001:2008 trước đây. Kể từ ngày 14/9/2018, các tổ chức hiện đã đăng ký ISO 9001:2008 đã dần chuyển đổi sang tiêu chuẩn năm 2015.
Chứng nhận ISO 9001:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng
Lợi ích từ chứng nhận ISO 9001
- ISO 9001 giúp các tổ chức đảm bảo khách hàng của họ luôn nhận được các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, từ đó mang lại nhiều lợi ích, bao gồm cả sự hài lòng của khách hàng, cấp quản lý và nhân viên.
- Giúp doanh nghiệp củng cố và nâng cao được hình ảnh, uy tín của mình đối với khách hàng và đối tác.
- Giúp lãnh đạo quản lý hoạt động của doanh nghiệp khoa học và hiệu quả hơn.
- Cải thiện hiệu quả kinh doanh, tăng lợi nhuận nhờ sử dụng hợp lý các nguồn lực, tiết kiệm chi phí và cải tiến liên tục.
- Sản phẩm có chất lượng ổn định hơn, nâng cao năng suất.
- Giảm phế phẩm, giảm chi phí và giá thành sản phẩm.
- Thỏa mãn nhu cầu chất lượng ngày càng cao của khách hàng.
- Xây dựng thương hiệu bền vững nhờ đáp ứng được yêu cầu của ngành và nhà nước về quản lý chất lượng.
- Tăng cơ hội quảng cáo, quảng bá sản phẩm và doanh nghiệp.
Xem thêm: Quy trình chứng nhận ISO 9001:2015 hiệu quả, nhanh chóng, tiết kiệm
Điều kiện để doanh nghiệp đạt chứng nhận ISO 9001
ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn đưa ra các yêu cầu cho hệ thống quản lý của Doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn đạt được chứng nhận ISO 9001 phải đáp ứng 03 điều kiện sau:
Điều kiện thứ nhất: Doanh nghiệp xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015
- Để đạt được chứng nhận ISO 9001, doanh nghiệp cần phải tìm hiểu, xây dựng hệ thống của lý của mình theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001. Cụ thể hơn, doanh nghiệp sẽ phải có những tài liệu, quy trình, hướng dẫn… đảm bảo theo các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO.
- Việc xây dựng và áp dụng ISO 9001:2015 là một quá trình triển khai tương đối nhiều thời gian, khoảng 6 – 9 tháng và nhiều nhân sự tham gia.
- Kết quả của bước này là doanh nghiệp có một hệ thống quản lý phù hợp theo tiêu chuẩn ISO.
Điều kiện thứ hai: Thực hiện đánh giá chứng nhận bởi Tổ chức chứng nhận
- Sau khi đã có một hệ thống quản lý tốt, có các bằng chứng, chứng minh về sự phù hợp của mình. Đồng thời, doanh nghiệp đã thực hiện tự đánh giá nội bộ doanh nghiệp. Các hành động khắc phục và cải tiến được thực hiện. Doanh nghiệp sẽ trao đổi với Tổ chức chứng nhận về việc thực hiện cuộc đánh giá chứng nhận.
- Đây là bước quan trọng để doanh nghiệp có thể đạt được chứng nhận ISO hay chính là Giấy chứng nhận ISO 9001:2015.
Điều kiện thứ 3: Duy trì vận hành hệ thống và hiệu lực của giấy chứng nhận ISO
- Doanh nghiệp có được Giấy chứng nhận ISO là kết quả ban đầu. Sau khi đã Giấy chứng nhận doanh nghiệp phải duy trì việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng của mình. Nếu không duy trì, điều này có thể dẫn tới việc hoạt động trì trệ và không hiệu quả.
- Ngoài ra, có thể doanh nghiệp sẽ không đạt được yêu cầu khi đánh giá giám sát sau 12 tháng. Hiệu lực của Giấy chứng nhận ISO 9001 không còn nữa. Do vậy, sau khi đạt được chứng nhận ISO 9001 cần thường xuyên cải tiến và duy trì việc áp dụng hệ thống.
Quy trình chứng nhận ISO 9001:2015
Bước 1: Bổ nhiệm và chỉ định nhóm người sẽ xây dựng và triển khai ISO
Lãnh đạo công ty cần quyết định lựa chọn, chỉ định một số nhân sự chủ chốt của các bộ phận để tạo thành nhóm nhân sự để triển khai xây dựng và áp dụng ISO.
Bước 2: Xây dựng kế hoạch thực hiện
Để áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001. Trước tiên cần phân tích và xác định được các điều khoản của tiêu chuẩn ISO. Sau đó xem xét sư đáp ứng các điều khoản đó của tổ chức so với yêu cầu trong tiêu chuẩn. Sau khi tiến hành phân tích, ban ISO sẽ lên kế hoạch lập thực hiện chi tiết.
Bước 3: Thông báo trong nội bộ tổ chức
Đây là một thông tin quan trọng quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh sắp tới. Vì vậy, cần phải thông báo cho tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp được biết. Chuẩn bị cho kế hoạch áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015.
Bước 4:Xây dựng và thiết lập các quy trình/hướng dẫn và biểu mẫu
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đòi hỏi phải có hệ thống tài liệu, quy trình bắt buộc phải thiết lập theo các yêu cầu trong tiêu chuẩn. Ngoài ra để đảm bảo thiết lập được một hệ thống quản lý chất lượng ổn định thì với mỗi công đoạn sản xuất, kinh doanh, doanh nghiệp cần thiết lập các quy trình và hướng dẫn chuẩn hóa.
Bước 5: Thực hiện và vận hành theo hệ thống quản lý chất lượng đã thiết lập
Đưa những quy trình tác nghiệp vào hệ thống tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 vào áp dụng trong những phòng ban/bộ phận có liên quan của tổ chức. Trong bước này, lãnh đạo của doanh nghiệp và đội ngủ nhân viên phải được thông báo về những quy trình làm việc mới hoặc những thay đổi chính thức trong hoạt động vận hành sản xuất/kinh doanh theo tiêu chuẩn ISO 9001
Bước 6: Đánh giá, giám sát nội bộ quy trình áp dụng ISO 9001
ISO 9001 yêu cầu doanh nghiệp phải định kỳ đánh giá hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 để đảm bảo hệ thống được duy trì, vận hành ổn định. Kỹ năng đánh giá nội bộ là một trong những kỹ năng cần thiết và hữu ích cho các cán bộ quản lý cấp trung để có thể tự kiểm tra, đánh giá chéo hiệu quả các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp.
Bước 7: Đăng ký và chứng nhận ISO 9001
Khi doanh nghiệp đã xây dựng, áp dụng và vận hành được hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 thì cần tìm đến tổ chức chứng nhận hợp pháp tại Việt Nam để làm các thủ tục đăng ký chứng nhận. Sau khi đăng ký chứng nhận tổ chức chứng nhận sẽ cử đoàn chuyên gia có năng lực và kinh nghiệm đến tại doanh nghiệp để đánh giá, thẩm định tính phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng đã thiết lập so với các yêu cầu trong tiêu chuẩn.
Chứng nhận ISO 9001 sẽ là một lợi thế cạnh tranh và nâng cao thương hiệu, hình ảnh rất lớn.
Bước 8: Duy trì chứng nhận ISO 9001
Nhiều doanh nghiệp đã sai lầm khi nghĩ rằng chỉ cần có chứng chỉ chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 đã là bước cuối cùng của công việc xây dựng và áp dụng chứng nhận ISO 9001. Tuy nhiên, việc duy trì được hệ thống quản lý chất lượng đó cũng quan trọng, khó khăn không kém.
Do đó, doanh nghiệp cần được đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 của mình được vận hành xuyên suốt trong hoạt động hằng ngày của tổ chức; để đảm bảo tính ổn định của hệ thống và tao ra cơ hôi cải tiến; nâng cao chất lượng sản phẩm.
Hiệu lực của Chứng nhận ISO 9001:2015
Hiệu lực của giấy chứng nhận có thời gian bao lâu?
- Hiệu lực của chứng nhận tiêu hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 có thời hạn trong 3 năm.
- Trong thời gian hiệu lực chứng chỉ, tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá giám sát định kỳ. Để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn.
Chu kỳ giám sát:
- Chu ký giám sát có thể là 6-9 tháng hoặc tối đa là 12 tháng. Tùy theo quy định của tổ chức chứng nhận và thỏa thuận giữa khách hàng và tổ chức chứng nhận.
- Hết 3 năm vẫn muốn chứng nhận, tổ chức đó phải đăng ký đánh giá lại. Cuộc đánh giá lại được tiến hành tương tự cuộc đánh giá chứng nhận lần đầu. Chứng chỉ tiêu chuẩn ISO cấp lại có hiệu lực trong 3 năm.
