Hợp lý hóa và phát triển hoạt động kinh doanh của bạn với ISO 9001

Giới thiệu về ISO 9001

Các tiêu chuẩn ISO và các hệ thống quản lý tiếp theo của chúng là một cách tuyệt vời để thúc đẩy năng suất, hiệu quả được tiêu chuẩn hóa và cải tiến liên tục trong doanh nghiệp.

Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 là một trong ba tiêu chuẩn ISO phổ biến nhất mà các doanh nghiệp được chứng nhận, cùng với ISO 14001:2015 (tiêu chuẩn quản lý môi trường) và ISO 45001:2018 (tiêu chuẩn quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp).

Mục đích cơ bản của hệ thống quản lý chất lượng là chuẩn hóa các quy trình kinh doanh của bạn bằng cách sử dụng phương pháp tư duy dựa trên rủi ro và phương pháp Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động (PDCA).

Xem thêm: Hiệu quả nhân đôi nhờ áp dụng tích hợp ISO 9001:2015 và TPM

Bắt đầu triển khai ISO 9001:2015

Việc thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng có vẻ khá khó khăn và có nhiều cách khác nhau để bắt đầu.

Giai đoạn đầu tiên của việc triển khai tiêu chuẩn ISO 9001 là tìm hiểu doanh nghiệp của bạn (Điều 4 ISO 9001:2015) – phạm vi, mục đích và bối cảnh của doanh nghiệp.

Xác định người chịu trách nhiệm

Bước tiếp theo là xem xét khả năng lãnh đạo của bạn (Khoản 5), người sẽ điều hành hệ thống quản lý trong doanh nghiệp, xác định các rủi ro và cơ hội cũng như triển khai và duy trì tài liệu. Tất cả có thể được ghi lại trong một chính sách chất lượng.

Tài liệu này sẽ tóm tắt cách bạn sẽ cung cấp mọi thứ bạn đã đề cập trong Điều 4. Khách hàng của bạn sẽ yêu cầu điều này như một minh chứng cho hệ thống quản lý của bạn. Nó phải được ký bởi người có thâm niên cao nhất trong công ty vì họ sở hữu tài liệu này. Họ cũng nên tham gia viết và xem xét nó một cách thường xuyên.

Đảm bảo hỗ trợ đầy đủ quản lý chất lượng

Như đã đề cập trước đây, việc thu hút sự tham gia của nhiều bộ phận khác nhau cần thiết cho hoạt động kinh doanh của bạn là điều quan trọng. Người quản lý chất lượng không thể quản lý các hoạt động được. Họ sẽ yêu cầu hỗ trợ (Khoản 7), đặc biệt là từ phòng hành chính nhân sự.

Nhóm này có thể hỗ trợ nhân viên bằng cách đảm bảo rằng mô tả công việc phù hợp và đúng người, đúng vai trò. Làm như vậy cũng đảm bảo có một quy trình để giảm tỷ lệ luân chuyển nhân viên và duy trì kiến thức trong doanh nghiệp. Có những phần liên quan đến năng lực, nhận thức và giao tiếp của nhân viên đều có thể đạt được.

Điều 7 cũng yêu cầu cơ sở hạ tầng (nhà cửa, thiết bị) và môi trường phù hợp cho hoạt động. Phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu doanh nghiệp xem xét các khía cạnh xã hội, tâm lý xã hội và thể chất của nơi làm việc. Điều này phù hợp với xu hướng hiện tại về tính bền vững xã hội trong các công ty.

Tham khảo thêm: 3 Điều kiện tiên quyết để được cấp giấy chứng nhận ISO 9001:2015

Hiểu hoạt động của bạn

Điều 8 trong ISO 9001:2015 đề cập đến các hoạt động trong doanh nghiệp. Đây là một khía cạnh khá quan trọng của tiêu chuẩn và khoảng 50% cuộc đánh giá bên ngoài sẽ đề cập đến điều khoản này.

Toàn bộ hoạt động của bạn cần được xem xét từ việc lập kế hoạch, thiết kế, xử lý sản phẩm, yêu cầu và giao tiếp với khách hàng, kiểm soát sản phẩm và xử lý các điểm không phù hợp, ví dụ như khiếu nại của khách hàng. Không còn nghi ngờ gì nữa, sẽ có rất nhiều quy trình hoạt động được áp dụng. Tận dụng cơ hội để đảm bảo rằng các quy trình được vạch ra, ghi lại và truyền đạt tới lực lượng lao động là rất quan trọng.

Một số công ty sử dụng sự hỗ trợ của các nhà tư vấn để hỗ trợ trong khía cạnh này. Chất Lượng Việt có chương trình hợp tác với các chuyên gia tư vấn để hỗ trợ nhiều doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình của họ.

Đo lường hiệu suất làm việc

Có câu ngạn ngữ “nếu bạn không đo lường, bạn không thể kiểm soát”. Câu ngạn ngữ hoàn hảo này kết nối với Điều 9 của ISO 9001, vì phần này thảo luận về đánh giá hiệu suất.

Điều khoản này yêu cầu các doanh nghiệp đo lường và phân tích hiệu suất của họ so với các mục tiêu kinh doanh và khách hàng được đặt ra trong Điều khoản 5.

Đánh giá nội bộ là một khía cạnh thiết yếu để đo lường hiệu suất nội bộ và sự tuân thủ các quy trình của bạn.

Đạt được sự cải tiến liên tục

Cải tiến liên tục là một khía cạnh được giới thiệu trong phiên bản 2015 của tiêu chuẩn ISO 9001. Điều 10, điều khoản cuối cùng, thể hiện đầy đủ phương pháp PDCA .

Hệ thống quản lý phải có khả năng chứng minh phương pháp đó khi kiểm tra hệ thống và đảm bảo rằng việc quản lý sự không phù hợp là đầy đủ nếu có sai lệch so với quy trình. Việc Phân tích các Vấn đề, có thể xác định các xu hướng trong hệ thống quản lý để đảm bảo đạt được sự cải tiến liên tục.

Tin tức liên quan

0901981789