SOP viết tắt của từ gì? Cách vận hành SOP hiệu quả 

SOP ra đời nhằm giúp các công ty tiết kiệm thời gian và tiền bạc để vận hành hoạt động kinh doanh của mình. Vậy SOP viết tắt của từ gì và được sử dụng trong lĩnh vực nào? Hãy cùng Chất Lượng Việt tìm hiểu trong bài viết hôm nay.

POS là gì? SOP viết tắt của từ gì?

SOP là một quy trình vận hành tiêu chuẩn có tên viết tắt là Standard Operating Procedure. Đây là một hệ thống các quy trình được thiết kế sẵn nhằm hướng dẫn và cải thiện hiệu quả công việc của các nhân viên trong một nhóm. Nếu doanh nghiệp, công ty làm theo chuẩn SOP, mọi công việc trong công ty sẽ trở nên chuyên nghiệp và cực kỳ nhanh chóng.

SOP có tên viết tắt là Standard Operating Procedure
SOP là một quy trình vận hành tiêu chuẩn có tên viết tắt là Standard Operating Procedure

SOP là một ứng dụng đa giá trị dành cho mọi công ty hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau. Nhưng phổ biến nhất là khách sạn, hàng không, kỹ thuật, giáo dục, công nghiệp và quân đội.

Đừng bỏ lỡ: Sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa mới nhất hiện nay

SOP được sử dụng trong lĩnh vực nào?

SOP được áp dụng trong nhiều lĩnh vực hoạt động hiện nay. Tuy nhiên, đây là ba lĩnh vực chính mà các công ty bắt buộc phải thực thi SOP.

Trong Logistics và sản xuất

Trong ngành logistics, SOP giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, sức lực và chi phí vận hành chuỗi công việc bao gồm: Hàng hóa, vận chuyển, lưu kho, bảo quản, phân phối đến tay người tiêu dùng.

Trong ngành logistics, SOP giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian,
Trong ngành logistics, SOP giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, sức lực và chi phí

Trong ngành sản xuất, SOP chịu trách nhiệm duy trì quy trình sản xuất và dịch vụ. Điều này giúp các công ty cung cấp cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ đảm bảo chất lượng, hạn chế lỗi sản xuất. Ngoài ra, thông qua hệ thống tiêu chuẩn chung, nhân viên sẽ tăng hiệu quả công việc.

Trong ngành khách sạn

Trong khách sạn, SOP là một quy trình tiêu chuẩn riêng cho từng bộ phận. Hệ thống quy trình hướng dẫn nhân viên thực hành công việc có chất lượng và đúng tiến độ.

Nhân viên thực hiện đúng quy trình, phát hiện những điều chưa hợp lý trong hệ thống SOP để báo cáo và điều chỉnh kịp thời. Người quản lý có trách nhiệm giải thích và giám sát chặt chẽ việc tuân thủ các quy trình chuẩn của nhân viên. Tiếp nhận phản hồi và thực hiện phân tích, điều chỉnh SOP theo tình hình thực tế.

Về cơ bản, hệ thống SOP của từng bộ phận cần đảm bảo các yêu cầu về khối lượng công việc, thời gian thực hiện, tính chất công việc, kỹ năng và trình độ của từng nhân viên.

Trong ngành dược

SOP được coi là tiêu chuẩn đảm bảo chất lượng cho các sản phẩm dược phẩm. Đây là yếu tố quan trọng giúp nhà thuốc tạo dựng niềm tin với khách hàng. Quy trình thao tác chuẩn đối với SOP tại nhà thuốc cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

  • List lại công việc cần làm;
  • Ghi lại toàn bộ quá trình;
  • Thực hiện nghiêm túc các nhiệm vụ theo danh mục nhiệm vụ;
  • Soạn quy trình thao tác theo hiệu lệnh, lời lẽ ngắn gọn, dễ hiểu;
  • Đánh giá định kỳ hệ thống SOP;
SOP dược phẩm
SOP được coi là tiêu chuẩn đảm bảo chất lượng cho các sản phẩm dược phẩm

Xem thêm: Kiểm nghiệm thực phẩm – Tổng hợp các thông tin cần biết, TẠI ĐÂY

Lợi ích của SOP mang lại

Sau khi đã tìm hiểu SOP viết tắt của từ gì cùng với các lĩnh vực được áp dụng phổ biến, tiếp theo hãy cùng điểm qua những lợi ích mà SOP mang lại.

Đơn giản hóa quy trình quản lý

Người quản lý có thể sử dụng SOP để phát triển các mục tiêu và cung cấp các đánh giá hiệu suất cá nhân. Theo đó, những nhân viên làm việc theo tiêu chuẩn biết chính xác những gì được mong đợi ở họ và lập kế hoạch làm việc để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả.

Khi tất cả nhân viên tuân theo cùng một quy trình, thật dễ dàng để đo lường họ theo các tiêu chuẩn giống nhau. Điều này đặc biệt quan trọng trong trường hợp những người có thành tích cao được khen thưởng và những người có thành tích thấp được đào tạo lại hoặc quản chế.

Chuẩn bị cho sự phát triển trong tương lai

Nếu mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp là phát triển doanh nghiệp, các thủ tục SOP tiêu chuẩn có thể giúp đạt được mục tiêu đó.

Các thủ tục SOP tiêu chuẩn giúp đạt mục tiêu dài hạn
Các thủ tục SOP tiêu chuẩn giúp đạt mục tiêu dài hạn

Nhân viên mới tại các chi nhánh mới có thể cải thiện danh tiếng của công ty bằng cách sử dụng các quy trình SOP tiêu chuẩn để triển khai lại các sản phẩm và dịch vụ được cung cấp tại địa điểm ban đầu của công ty.

Kiểm soát chất lượng, đồng nhất sản phẩm

Khi công ty của bạn tạo ra một sản phẩm mà bạn tự hào, bạn muốn duy trì các tiêu chuẩn chất lượng cao.

Các quy trình được tiêu chuẩn hóa hướng dẫn công nhân và giảm khả năng bỏ sót các bước hoặc các lỗi khác ảnh hưởng đến chất lượng của thành phẩm.

Các SOP được tuân thủ một cách tỉ mỉ đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn được tạo ra theo cùng một cách từ đầu đến cuối. Cung cấp một kế hoạch cho dây chuyền sản xuất sẽ tạo ra sự nhất quán và bảo vệ tính toàn vẹn của sản phẩm của bạn.

Các SOP được tuân thủ một cách tỉ mỉ
Các SOP được tuân thủ một cách tỉ mỉ đảm bảo chất lượng sản phẩm

Hạn chế chi phí đào tạo nhân viên

Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của nhiệm vụ và kinh nghiệm của nhân viên, SOP có thể không thay thế hoàn toàn cho việc đào tạo. SOP phục vụ như một hướng dẫn tham khảo và cho phép nhân viên mới làm việc độc lập mà không phụ thuộc quá nhiều vào người giám sát.

Giảm thiểu khoảng cách thông tin

Nếu các chi tiết về quy trình kinh doanh của bạn được lưu trữ trong tâm trí của một nhân viên chủ chốt và không được viết ra, việc mất nhân viên đó có thể là một thảm họa. Rất khó để thay thế những người lao động có trình độ và kinh nghiệm, nhưng các tài liệu đầy đủ và được viết tốt đảm bảo rằng các quy trình kinh doanh hữu ích phù hợp với công ty của bạn.

Hướng dẫn các bước xây dựng quy chuẩn SOP

Để tạo một quy trình SOP đạt tiêu chuẩn, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:

  • Bước 1: Tạo danh sách quy trình công việc;
  • Bước 2: Lập kế hoạch SOP;
  • Bước 3: Thảo luận với nhân viên về quy trình SOP phù hợp;
  • Bước 4: Ghi chép, rà soát quá trình thực hiện;
  • Bước 5: Thường xuyên cập nhật SOP theo tình hình thực tế;
Tạo một quy trình SOP đạt tiêu chuẩn
Để tạo một quy trình SOP đạt tiêu chuẩn, doanh nghiệp cần thực hiện đủ các bước

Ngoài ra, để quy trình SOP đạt hiệu quả tối ưu, doanh nghiệp cần lưu ý:

  • SOP phải được người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt và công bố;
  • Nội dung quy trình rõ ràng, dễ hiểu, dễ tiếp nhận
  • Nội dung và hình thức thay đổi linh hoạt phù hợp với từng dịch vụ;
  • Xem xét và cập nhật quy trình thường xuyên;

Quy trình xin cấp giấy công bố chất lượng sản phẩm mới nhất, chi tiết: https://clv.vn/giay-cong-bo-chat-luong-san-pham/

Cách vận hành SOP hiệu quả

Để vận hành SOP hiệu quả các cấp quản lý cũng như nhân viên cần thực hiện một số điều chi tiết được đề cập dưới đây.

Đối với cấp quản lý

Người quản lý là người trực tiếp hướng dẫn và truyền đạt quy trình SOP cho cấp dưới. Vì vậy, các nhà quản lý cần nắm rõ các quy trình công việc, kiểm soát chặt chẽ công việc, kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót xảy ra trong quá trình thực hiện. Đồng thời, người quản lý phải biết lắng nghe ý kiến của nhân viên về những vấn đề nảy sinh hoặc chưa phù hợp để không ngừng cải tiến và hoàn thiện quy trình SOP.

Người quản lý truyền đạt quy trình SOP cho cấp dưới
Người quản lý là người trực tiếp hướng dẫn và truyền đạt quy trình SOP cho cấp dưới

Đối với nhân viên

Nhân viên trực tiếp tuân theo và chịu trách nhiệm tuân theo các quy trình SCP tiêu chuẩn dưới sự chỉ đạo của cấp trên. Vì vậy, cần có ý thức tự giác làm tốt công việc được giao, không làm bài kém. Bên cạnh đó cần lắng nghe ý kiến khách quan của khách hàng để góp ý cải tiến quy trình SOP hiệu quả hơn.

Đồng thời, nhân viên có thể góp ý, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ cũng như giúp công việc hiệu quả. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng nhân viên không thiết lập quy trình SOP nên họ không thể tự ý tạo mới hoặc sửa đổi một quy trình hiện có. Mọi thay đổi phải xin ý kiến, đề xuất và được cấp trên phê duyệt trước khi thực hiện.

Với những chia sẻ trên, hy vọng bạn đã hiểu rõ SOP viết tắt của từ gì cùng với những thông tin liên quan khác. Với công nghệ hiện đại luôn thay đổi, mỗi chúng ta phải liên tục cập nhật những kiến thức mới để bắt kịp xu hướng xã hội. Đừng quên tiếp tục truy cập vào Chất Lượng Việt để tìm thêm nhiều thông tin liên quan khác nhé!

Tin tức liên quan

0901981789