ISO 9001 là Bộ tiêu chuẩn đưa ra các nguyên tắc, nguyên lý và yêu cầu để thiết lập được một hệ thống quản lý chất lượng trong doanh nghiệp và áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp không phân biệt quy mô hay loại hình sản xuất, kinh doanh hay dịch vụ. Đặc biệt, tiêu chuẩn có quy định bắt buộc áp dụng đối với 2 lĩnh vực là vật liệu xây dựng và sản xuất phân bón.
Quy trình 10 bước để được cấp giấy chứng nhận ISO 9001:2015
“Ban tư vấn ISO 9001:2015” sẽ được thành lập trước khi thực hiện tiến hành tư vấn. Ban tư vấn bao gồm các thành viên có chuyên môn phù hợp với lĩnh vực hoạt động của đơn vị.
Quy trình 10 bước đăng ký giấy chứng nhận ISO 9001:2015
Thực hiện triển khai quy trình đăng ký giấy chứng nhận ISO 9001:2015
Bước 1: Ra quyết định thực hiện
Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) hiện tại của công ty có đáp ứng được yêu cầu quản lý, giám sát và kiểm tra hay không? Công ty có nhất thiết phải thay đổi HTQLCL hiện tại theo tiêu chuẩn ISO hay không? Nếu cần, ban lãnh đạo tổ chức nhất định phải có những hiểu biết về ISO. Vì vậy, khi quyết định xây dựng lại một HTQLCL theo đúng tiêu chuẩn ISO 9001:2015, công ty cần tìm hiểu về ISO thông qua các khóa đào tạo nhận thức về ISO.
Xem thêm: Tiêu chuẩn ISO 9001 là gì? Lợi ích và đối tượng áp dụng
Bước 2: Bổ nhiệm đại diện lãnh đạo và Ban ISO
Lãnh đạo công ty cần quyết định lựa chọn, chỉ định một số nhân sự chủ chốt của các bộ phận để tạo thành nhóm nhân sự để triển khai xây dựng và áp dụng ISO. Lãnh đạo chất lượng phải là người am hiểu về ISO 9001 để có thể áp dụng có hiệu quả HTQLCL đạt chuẩn vào hệ thống hiện có của công ty. Đây còn là người thực hiện các cuộc đánh giá nội bộ ISO 9001 định kỳ hàng tháng.
Bước 3: Xây dựng kế hoạch thực hiện
Sau khi xem xét các điều khoản và yêu cầu của HTQLCL theo chuẩn ISO, tổ chức cần kiểm tra xem mình có thể đáp ứng những yêu cầu nào? Còn thiếu những điều khoản nào? Có thể thay đổi để đáp ứng điều khoản đó hay không? Nếu có thể thì cần phải làm những việc làm gì? Khối lượng công việc ra sao? Ai sẽ phụ trách? Tất cả những câu hỏi đó phải có câu trả lời và được thực hiện theo từng bước một. Đó được gọi là kế hoạch thực hiện. Có được kế hoạch thực hiện rồi, tổ chức cũng dễ dàng xác định được thời gian đánh giá chứng nhận.
Bước 4: Thông báo trong nội bộ tổ chức
Sau khi đã xây dựng được kế hoạch thực hiện việc áp dụng tiêu chuẩn ISO, các thành viên trong tổ chức cần phải biết kế hoạch này. Sẽ có nhiều ý kiến trái chiều trong việc thay đổi theo HTQLCL theo chuẩn ISO. Bạn cần phải giải thích rõ để mọi người biết kế hoạch và thực hiện (đối với các bộ phận trực tiếp chịu ảnh hưởng) hoặc hỗ trợ (đối với các bộ phận có liên quan). Đây là một thông tin quan trọng quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh sắp tới.
Bước 5: Xây dựng và thiết lập các quy trình/hướng dẫn và biểu mẫu
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đòi hỏi phải có hệ thống tài liệu, quy trình bắt buộc phải thiết lập theo các yêu cầu trong tiêu chuẩn.
Việc viết các tài liệu này sẽ làm tốn nhiều thời gian và công sức, nhưng nó cũng trả lời được câu hỏi: “Tổ chức sẽ được gì sau khi áp dụng HTQLCL chuẩn ISO 9001”? Sẽ có các mẫu sẵn có để bạn tham khảo và dựa vào đó để viết theo sao cho phù hợp và đúng với điều kiện thực tế của tổ chức. Mỗi một hạng mục, lại có nhiều mẫu để bạn tham khảo. Việc lựa chọn các mẫu này sao cho phù hợp cũng rất quan trọng. Nó phải đáp ứng được việc xây dựng và áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001.
ISO 9001 có quy định bắt buộc áp dụng đối với 2 lĩnh vực là vật liệu xây dựng và sản xuất phân bón
Bước 6: Thực hiện và vận hành theo hệ thống quản lý chất lượng đã thiết lập
Đưa những quy trình tác nghiệp vào hệ thống tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 vào áp dụng trong những phòng ban/bộ phận có liên quan của tổ chức. Trong bước này, lãnh đạo của doanh nghiệp và đội ngủ nhân viên phải được thông báo về những quy trình làm việc mới hoặc những thay đổi chính thức trong hoạt động vận hành sản xuất/kinh doanh theo tiêu chuẩn ISO 9001.
Bước 7: Đánh giá nội bộ
Ở bước 2, tổ chức đã xây dựng Ban ISO, có hiểu biết nhất định về ISO. Sau tất cả các bước thực hiện, ISO 9001 yêu cầu doanh nghiệp phải định kỳ đánh giá hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 để đảm bảo hệ thống được duy trì, vận hành ổn định. Kỹ năng đánh giá nội bộ là một trong những kỹ năng cần thiết và hữu ích cho các cán bộ quản lý cấp trung để có thể tự kiểm tra, đánh giá chéo hiệu quả các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp.
Bước 8: Đăng ký giấy chứng nhận ISO 9001:2015
ISO sẽ ủy quyền cho một tổ chức có đủ năng lực để đánh giá HTQLCL của tổ chức bạn đang làm. Nếu đủ các điều kiện, điều khoản mà ISO đưa ra trong từng hạng mục và điều khoản, tổ chức của bạn sẽ được cấp giấy chứng nhận ISO. Nếu chưa đủ điều kiện, bạn tiếp tục phải khắc phục, thay đổi lại cho phù hợp.
Tham khảo: Chi phí cấp chứng chỉ ISO 9001:2015 là bao nhiêu?
Bước 9: Nhận giấy chứng nhận ISO 9001:2015
Để nhận được giấy chứng nhận, tổ chức của bạn phải được tổ chức chứng nhận ISO ủy quyền đánh giá chất lượng. Đánh giá đạt các tiêu chí sẽ cấp giấy chứng nhận cho tổ chức. Nghĩa là, tổ chức của bạn phải vượt qua được kỳ đánh giá. Một vấn đề khó trong bước này là nhân viên trong tổ chức của bạn có thể sẽ không quen với việc đánh giá của người bên ngoài tổ chức. Vì vậy, bạn cần phổ biến đến nhân viên, hướng dẫn họ cách thức tương tác, phối hợp với chuyên gia đánh giá để cuộc đánh giá diễn ra thành công.
Bước 10: Duy trì chứng nhận ISO 9001:2015
Nhiều doanh nghiệp đã sai lầm khi nghĩ rằng chỉ cần có chứng chỉ chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 đã là bước cuối cùng của công việc xây dựng và áp dụng chứng nhận ISO 9001. Tuy nhiên, việc duy trì được hệ thống quản lý chất lượng đó cũng quan trọng và khó khăn không kém. Do đó, doanh nghiệp cần được đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 của mình được vận hành xuyên suốt trong hoạt động hằng ngày của tổ chức để đảm bảo tính ổn định của hệ thống và tạo ra cơ hội cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm.
Hiệu lực chứng nhận ISO 9001:2015 có thời hạn là bao lâu?
Hiệu lực chứng nhận ISO 9001:2015 sẽ có giá trị trong 3 năm kể từ ngày cấp chứng chỉ.
Khi doanh nghiệp đạt chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001, doanh nghiệp phải thực hiện theo những gì đã đề ra, đúng với quy trình ban đầu. Tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá giám sát định kỳ hằng năm (không quá 12 tháng 1 lần). Nếu doanh nghiệp không duy trì các yêu cầu của hệ thống thì sẽ bị đình chỉ hoặc thu hồi giấy chứng nhận.
Chất lượng Việt tự hào là đơn vị tư vấn ISO 9001:2015 đáng tin cậy của các đối tác, tổ chức và doanh nghiệp. Liên hệ Hotline: 0901.981.789 để được tư vấn miễn phí!
