1. Đặt vấn đề
ISO 9001 là một bộ tiêu chuẩn chứa đựng các yêu cầu dành cho các tổ chức nào muốn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng.
Có được chứng chỉ ISO 9001 là một cách tuyệt vời nhất để chứng minh với khách hàng rằng công ty, tổ chức đó cam kết sẽ cung cấp cho khách hàng sản phẩm với chất lượng tốt nhất có thể. Và quan trọng nhất là sự vận hành thực sự của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 sẽ đem lại nhiều lợi ích cho công ty, tổ chức.
Nhưng thực tế, nhiều công ty đã áp dụng rất vội vàng, sai cách khiến cho việc thực hiện ISO 9001 ở công ty là “cho có”, “làm để lấy chứng chỉ”. Hiệu quả thì không thấy mà chỉ thấy rắc rối, nhiều giấy tờ.
Nguyên nhân là do họ đang áp dụng sai cách hoặc bỏ qua những bước quan trọng nhất khi triển khai ISO 9001
Và bây giờ, Chất lượng Việt sẽ nói về 8 bước quan trọng sẽ giúp bạn áp dụng ISO 9001 hiệu quả.
Đó là:
- Bước 1. Đào tạo nhận thức về ISO 9001
- Bước 2. Lập kế hoạch (hoạch định) Kế hoạch triển khai, áp dụng
- Bước 3. Xác định trách nhiệm, chính sách và mục tiêu chất lượng
- Bước 4. Xây dựng hệ thống tài liệu
- Bước 5. Áp dụng (vận hành) hệ thống tài liệu vào doanh nghiệp
- Bước 6. Xem xét kết quả đạt được
- Bước 7. Đăng ký, nhận đánh giá
- Bước 8. Duy trì, cải tiến liên tục
2. Chi tiết 8 bước quan trọng
Bước 1: Đào tạo nhận thức về ISO 9001
Cách tốt nhất và nhanh nhất để làm quen, nắm bắt các yêu cầu cơ bản nhất tiêu chuẩn, yêu cầu quy trình, các loại tài liệu, hồ sơ… và đặc biệt là hiểu cách tiêu chuẩn áp dụng cụ thể cho doanh nghiệp là Tổ chức đào tạo nhận thức về tiêu chuẩn ISO 9001 phù hợp với hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp đó.
ISO 9001 cung cấp cấu trúc cho các yêu cầu cốt lõi của hệ thống quản lý chất lượng nhưng linh hoạt để có thể phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Điều quan trọng là tổ chức phải xem xét đáp ứng các yêu cầu đặt ra theo cách phù hợp với tổ chức mình như thế nào. Và không chỉ một hay vài cá nhân đại diện làm quen với ISO 9001, hãy để các cấp lãnh đạo cao nhất của công ty cũng làm quen và hiểu được ISO 9001.
Vì sao lại thế?
Vì khi tổ chức áp dụng ISO 9001 thì tức là đang tạo ra 1 sự thay đổi lớn cách vận hành trong doanh nghiệp. Do vậy hãy cố gắng “lôi kéo”, thu hút sự quan tâm của lãnh đạo cấp cao (Top management) của doanh nghiệp.
Để họ hiểu bạn đang làm gì?
Điều quan trọng ở bước này không chỉ là vài người làm quen, mà thêm nữa là phải chắc chắn cho những người trong cấp lãnh đạo cao nhất hiểu được ISO 9001 có ý nghĩa gì đến doanh nghiệp và tại sao áp dụng nó? Khi áp dụng nó sẽ giúp mọi thứ vận hành trơn tru và hiệu quả hơn. Nếu tổ chức không làm được điều đó, không làm các cấp lãnh đạo không cam kết, ủng hộ thì mọi việc áp dụng ISO 9001 sẽ rất là khó khăn.
Bước thứ 2: Lập kế hoạch (hoạch định) Kế hoạch triển khai, áp dụng
Có sẵn một kế hoạch vững chắc là điều cần thiết để thực hiện chuyển đổi sang một hệ thống mới. Khi tổ chức đã có đúng người vào đúng việc, các quá trình sẽ dễ dàng hơn nhiều.
Nhóm sẽ tạo ra một kế hoạch khả thi để thiết lập doanh nghiệp thành công. Cho nên ở bước này thì hãy một lập 1 Nhóm ISO thực hiện.
Bước thứ 3: Xác định trách nhiệm, vai trò, chính sách và mục tiêu chất lượng
Chính sách chất lượng trong công ty là một phần không thể thiếu để giữ cho doanh nghiệp cam kết đáp ứng các mục tiêu và tập trung vào sự hài lòng của khách hàng. Chính sách chất lượng là một trong những điều quan trọng sẽ được sử dụng để đo lường tổ chức khi xác định sự thành công của Hệ thống quản lý chất lượng.
Mục tiêu chất lượng là cách đo lường chất lượng sản phẩm. Các mục tiêu chất lượng có thể liên quan đến ngân sách, kế hoạch kinh doanh hoặc xem xét của ban quản lý…
Điều quan trọng là những mục tiêu này phù hợp với cả doanh nghiệp và khách hàng. Đồng thời cố gắng rút ngắn các khái niệm chính trong chính sách chất lượng thành một vài câu ngắn hoặc một số từ khóa có ý nghĩa đối với nhân viên ở mọi cấp độ. Như thế thì mọi người mới dễ hiểu dễ nhớ.
Thêm vào đó, tổ chức phải khởi tạo vai trò và trách nhiệm mới, nên có các nhà quản lý và nhân viên chịu trách nhiệm trực tiếp về các nhiệm vụ liên quan đến chất lượng và duy trì nó.
Bước 4: Xây dựng hệ thống tài liệu
Lưu trữ hồ sơ là một yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001. Có một số loại tài liệu bắt buộc mà tổ chức phải có. Và một số cần có để duy trì mọi cho mọi quá trình hoạt động như dự kiến. Với 1 tổ chức, các loại hình tài liệu bắt buộc có phải có như: Sổ tay chất lượng, quy trình nội bộ, hướng dẫn công việc, bảng biểu, hồ sơ,…
Bước 5: Áp dụng (vận hành) hệ thống tài liệu vào doanh nghiệp
Sau khi bạn đã làm xong 4 bước trên. Bây giờ là lúc cho bước quan trọng nhất. Đó là vận hành (áp dụng) hệ thống đã xây dựng. Tổ chức sẽ khởi chạy kế hoạch và ghi nhận thấy những thay đổi có hiệu lực ở nhiều quá trình. Tổ chức hãy đào tạo, cung cấp của tất cả nhân viên nhưng kiến thức đầu đủ và hiệu vai trò quan trọng của họ trong việc giữ cho hệ thống quản lý chất lượng là hoạt động như dự kiến.
Song song, tổ chức cũng phải theo dõi và giám sát hiệu lực quy trình và bắt đầu đánh giá nội bộ để kiểm tra xem tất cả các yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001 có được đáp ứng hay không và đưa ra hành động để khắc phục các điểm chưa phù hợp.
Bước 6: Xem xét kết quả hoạt động
Đánh giá kết quả thực hiện sẽ giúp tổ chức tìm ra bất kỳ vấn đề cơ bản nào và các hành động khắc phục cần thiết để mọi thứ phù hợp với yêu cầu. Thường là qua bước xem xét của lãnh đạo (Management Review). Ở bước này nhóm ISO cùng với tất cả lãnh đạo cấp cao nhất của tổ chức cùng nhìn nhận lại các vấn đề để tìm cơ hội để cải tiến.
Bước 7: Đăng ký, đánh giá và nhận chứng chỉ của bên thứ 3
Đánh giá chứng nhận ISO 9001 thường có 2 giai đoạn:
Giai đoạn 1 là tiền đánh giá, tổ chức chứng nhận (bên thứ 3) sẽ đánh giá tài liệu, giấy tờ.
Giai đoạn 2 là đánh giá chính thức, bên thứ 3 sẽ đánh giá đúng yêu cầu tiêu chuẩn so với tình trạng thực tế của tổ chức.
Qua đó sẽ ghi nhận các điểm phù hợp và không phù hợp của Tổ chức so với tiêu chuẩn. Đối với các điểm không phù hợp được tìm thấy, tổ chức buộc phải thực hiện hành động khắc phục và lưu bằng chứng gửi về Bên thứ 3 xác nhận rồi mới được nhận chứng chỉ ISO 9001. Chứng chỉ này có thời hạn là 3 năm. Tuy nhiên, hàng năm Bên thứ 3 sẽ đến thực hiện đánh giá giám sát để đảm bảo công ty duy trì liên tục và hiệu quả hệ thống theo tiêu chuẩn ISO 9001.
Bước 8: Cải tiến liên tục
Đây là yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001, tổ chức phải luôn duy trì cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. Nhiều tổ chức sai lầm khi chỉ dừng lại ở bước 7, không làm bước 8, sau khi có được chứng chỉ rồi là tất cả mọi công việc, quá trình lại buông lỏng, không giám sát, bỏ mặc hệ thống vì họ nghĩ là đã có chứng chỉ là xong rồi.
Như thế thì việc áp dụng ISO 9001 sẽ trở lên vô nghĩa và không đem lại giá trị gì cho công ty, tổ chức. Do đó hãy nhớ rằng thực hiện bước 8 này liên tục, liên tục và liên tục.
Trên đây là 8 bước quan trọng để áp dụng ISO 9001 hiệu quả và thành công trong doanh nghiệp của bạn.
