Khái niệm hệ thống quản lý chất lượng là gì chưa chắc nhiều người đã biết đến. Hệ thống quản lý chất lượng góp phần ảnh hưởng đến sự thành công của một doanh nghiệp, tổ chức. Bởi hệ thống QMS cho doanh nghiệp biết rằng khách hàng của họ đang cần những gì và chất lượng sản phẩm, dịch vụ ra sao. Nếu bạn muốn biết thêm nhiều thông tin về hệ thống này thì bạn nên xem ngay bài viết dưới đây của Viet Quality.
Hệ thống quản lý chất lượng là gì?
Hệ thống quản lý chất lượng là một hệ thống tích hợp các chính sách, thủ tục và quy trình kinh doanh nhằm tạo cơ hội, điều kiện thuận lợi để các tổ chức, doanh nghiệp sản xuất và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng của mình cho khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp sẽ nhận được sự thỏa mãn của khách hàng về chất lượng của sản phẩm.
Ngoài ra, nhờ vào hệ thống quản lý chất lượng QMS, năng suất và hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được nâng cao liên tục. Tóm lại, hệ thống quản lý chất lượng chính là phương tiện giúp doanh nghiệp đáp ứng được các yêu cầu của từng phân khúc khách hàng, đồng thời doanh nghiệp cũng có thể cải tiến các hoạt động kinh doanh của mình thường xuyên.
Mục đích của hệ thống quản lý chất lượng QMS
Sau khi giải đáp thắc mắc về hệ thống quản lý chất lượng là gì, thông tin Viet Quality muốn mang đến cho bạn mà tìm hiểu về mục đích của hệ thống QMS. Mục tiêu của hệ thống QMS chính là cung cấp tính nhất quán. Hệ thống QMS sẽ giúp bạn hiểu được những gì khách hàng bạn đang mong đợi. Nếu doanh nghiệp bạn đảm bảo được chất lượng vượt qua sự mong đợi đó thì nó có thể mang đến nhiều khách hàng hơn đến doanh nghiệp của bạn.
Ngoài ra, dữ liệu do hệ thống QMS tạo ra sẽ giúp bạn có thể phân tích và xác định vấn đề của doanh nghiệp. Dữ liệu hiện đang là tài nguyên quý giá của nhiều lĩnh vực ngành nghề trên thị trường kinh doanh hiện nay. Do đó, việc quản lý dữ liệu tốt sẽ giúp ích rất nhiều đến các cuộc đánh giá nội bộ và việc kiểm tra tổng thể doanh nghiệp của bạn.
Tìm hiểu thêm CGMP là gì? Những điều bạn cần biết về CGMP, xem thêm TẠI ĐÂY
Lợi ích của hệ thống quản lý chất lượng QMS
Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng QMS sẽ ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc sử dụng hệ thống QMS thường sẽ mang đến cho doanh nghiệp hai lợi ích chính. Dưới đây là nội dung chi tiết của hai lợi ích do hệ thống quản lý chất lượng mang lại:
- Đáp ứng đầy đủ về các yêu cầu của khách hàng, đồng thời tạo lòng tin cho khách hàng. Qua đó, doanh nghiệp sẽ thu hút được nhiều khách hàng hơn, doanh thu bán hàng cũng được nâng cao.
- Đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn và yêu cầu về chất lượng sản phẩm, dịch vụ theo quy định. Ngoài ra, hệ thống quản lý chất lượng còn giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả các nguồn chi phí và tài nguyên, giúp doanh nghiệp thuận lợi tăng trưởng.
Nguyên tắc trong hệ thống quản lý chất lượng
Hệ thống quản lý chất lượng QMS bao gồm 7 nguyên tắc chính mà các doanh nghiệp nên biết. 7 nguyên tắc của hệ thống QMS có thể kể đến là tập trung vào khách hàng, sự lãnh đạo, sự tham gia của các thành viên, áp dụng theo quy trình, quyết định dựa trên bằng chứng, cải tiến liên tục và quản trị các mối quan hệ. Dưới đây là nội dung chi tiết của từng nguyên tắc:
- Tập trung vào khách hàng: Doanh nghiệp cần hiểu khách hàng của mình đang cần gì và khi nào họ cần. Qua đó, doanh nghiệp đưa ra các giải pháp nhằm đáp ứng tốt nhất những yêu cầu đó để thỏa mãn khách hàng của mình.
- Sự lãnh đạo: Doanh nghiệp nên có sự chỉ đạo và mục tiêu rõ ràng trong từng hoạt động của công ty. Bởi lãnh đạo là vai trò quan trọng, góp phần vào sự thành công của một doanh nghiệp, vậy nên mục tiêu và phương hướng cần được quan tâm.
- Sự tham gia của các thành viên: Tất cả thành viên trong một doanh nghiệp đều cần phải tham gia và đóng góp vào quá trình hoạt động của công ty. Chất lượng không chỉ riêng cho một phòng ban nào mà nó là trách nhiệm và là mục tiêu của mọi thành viên trong một doanh nghiệp.
- Áp dụng theo quy trình: Quy trình thường được hoạt động thường xuyên trong các công việc của doanh nghiệp. Việc áp dụng quy trình vào các công việc đã giúp tổ chức loại bỏ được nhiều sai sót, lãng phí thường xảy ra.
- Quyết định dựa trên bằng chứng: Chất lượng được thể hiện qua các con số, dữ liệu và bằng chứng thực tế. Qua các minh chứng đó, doanh nghiệp mới có thể đưa ra các quyết định đúng đắn cho các quyết định về sau.
- Quản trị các mối quan hệ: Doanh nghiệp nên tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp đối với các nhà cung cấp của mình. Việc lựa chọn nhà cung cấp cũng ảnh hưởng đến chi phí của doanh nghiệp. Qua đó, doanh nghiệp có thể chia sẻ thêm nhiều kiến thức, thông tin và kế hoạch của mình với đối tác của mình.
Tìm hiểu ngay: Nhân viên QA là gì và những cơ hội việc làm của nhân viên QA
Yêu cầu đối với hệ thống QMS
Các hệ thống thường được tạo ra với mục đích đáp ứng nhu cầu riêng biệt nào đó của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, các hệ thống này đều có một số yếu tố đặc trưng cụ thể. Hệ thống quản lý chất lượng hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp, đó là đáp ứng được các yêu cầu và sự mong đợi của khách hàng. Các yêu cầu của một hệ thống quản lý chất lượng bao gồm:
- Chính sách về mục tiêu và chất lượng của doanh nghiệp
- Sổ tay về chất lượng
- Thủ tục, hồ sơ
- Quản lý các dữ liệu của doanh nghiệp
- Thực hiện quy trình nội bộ
- Sự hài lòng của khách hàng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ
- Sự cải tiến
- Phân tích chất lượng
Các bước thiết lập và triển khai một hệ thống quản lý chất lượng
Việc thiết lập và triển khai hệ thống quản lý chất lượng sao cho hiệu quả đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm hiện nay. Trước khi thiết lập hệ thống QMS, doanh nghiệp cần đảm bảo việc quản lý quá trình kết nối đa phương tiện với nhau, nhằm đặt sự hài lòng của khách hàng lên mục tiêu hàng đầu. Hệ thống quản lý chất lượng thường được thực hiện qua 4 bước chính như sau:
Thiết kế và xây dựng
Giai đoạn thiết kế và xây dựng chủ yếu phục vụ cho việc phát triển cấu trúc hệ thống quản lý chất lượng, ngoài ra doanh nghiệp còn phải xây dựng các quy trình và kế hoạch cần thực hiện. Giai đoạn này cần các quản lý cấp cao giám sát thật cẩn thận nhằm đảm bảo nhu cầu của doanh nghiệp và khách hàng.
Triển khai
Việc triển khai hệ thống cần phải được chi tiết hóa, doanh nghiệp có thể phân nhỏ từng quy trình thành quy trình nhỏ hơn mà vẫn đảm bảo được các số liệu, tài liệu và kiến thức liên quan đến hoạt động kinh doanh cụ thể. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp thường sử dụng mạng kết nối nội bộ trong công ty để hỗ trợ việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng QMS.
Kiểm soát và đo lường
Giai đoạn kiểm soát và đo lường thường là phạm vi chính nhằm thiết lập nên một hệ thống quản lý chất lượng hoàn chỉnh. Việc kiểm soát và đo lường thường được thực hiện thông qua các buổi họp đánh giá định kỳ có hệ thống. Tùy thuộc vào quy mô cũng như các rủi ro tiềm ẩm tác động lên môi trường mà các chi tiết hoạt động của các doanh nghiệp thường sẽ không giống nhau.
Xem xét và cải thiện
Sau buổi đánh giá, doanh nghiệp sẽ đưa ra kế hoạch và giải pháp nhằm cải thiện hoạt động kinh doanh. Mục đích của giai đoạn xem xét và cải thiện là xác định được năng suất và hiệu quả của các quá trình thực hiện đối với mục tiêu đã được đề ra. Sau đó, quản lý cần truyền đạt những thông tin trên cho nhân viên nhằm đưa ra các phương pháp và quy trình mới dựa vào dữ liệu đã được thu thập.
Xem thêm: Nhân viên QC là gì? Đâu là những kỹ năng mà một QC nên có
Tổng kết
Bài viết trên đã được chúng tôi tổng hợp những thông tin nhằm giúp nhiều người giải đáp thắc mắc hệ thống quản lý chất lượng là gì và cách thức triển khai của nó như thế nào. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc gì về các thông tin trên, bạn có thể liên hệ trực tiếp qua website của Viet Quality hoặc liên hệ số 0901.981.789 để được hỗ trợ giải đáp nhé. Cảm ơn bạn đã theo dõi và hẹn gặp lại bạn vào các bài viết tiếp theo.
