Việc tìm hiểu và làm đúng 6 quy trình bắt buộc của iso 9001 chính là một thành công trong bước đầu của việc xây dựng cũng như áp dụng hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp. Trong bài viết hôm nay Chất Lượng Việt sẽ chia sẻ 6 quy trình bắt buộc của iso 9001 cũng như cách xây dựng và áp dụng hiệu quả, mời các bạn cùng tham khảo.
Những lợi ích khi xây dựng quy trình iso 9001
Trước khi tìm hiểu về 6 quy trình bắt buộc của iso 9001 hãy cùng điểm qua những lợi ích khi áp dụng quy trình này:
- Giúp nhân viên có thể hiểu rõ về chỉ thị từ cấp trên cũng như biết cách hoàn thành chỉ thị hiệu quả.
- Giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng của công việc.
- Loại bỏ được tình trạng làm đi làm lại nhưng không đúng với ý của cấp trên.
- Kiểm soát tiến độ của công việc.
- Công tác đào tạo những nhân viên mới một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Tạo ra đội ngũ nhân viên được đồng đều về năng lực.
Đừng bỏ lỡ: Tìm hiểu về 12 nhóm ngành dịch vụ mới nhất 2023
6 quy trình bắt buộc của iso 9001
6 quy trình bắt buộc của iso 9001 bao gồm những bước theo trình tự được quy định một cách rõ ràng nhằm giúp có thể thực hiện một hoạt động hay quá trình bên trong hệ thống quản lý. Đặc biệt, những quy trình này cần đáp ứng được các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 mà doanh nghiệp đang áp dụng.
Cụ thể, 6 quy trình bắt buộc của iso 9001 gồm có:
- Quy trình kiểm soát về tài liệu.
- Quy trình kiểm soát các hồ sơ.
- Quy trình đưa ra đánh giá nội bộ.
- Quy trình kiểm soát về những sản phẩm không phù hợp.
- Quy trình về hành động để khắc phục.
- Quy trình hành động để phòng ngừa (được khuyến nghị nên có).
Theo quy định đến từ ISO 9001, các quy trình này sẽ không nhất thiết cần được viết ra bằng giấy hay bằng văn bản mà chỉ cần chứng minh được bên phía doanh nghiệp có tiến hành xây dựng và áp dụng.
Các kỹ năng viết quy trình iso 9001 hiệu quả
Để thực hiện cách viết theo 6 quy trình bắt buộc của iso 9001 bạn có thể áp dụng các kỹ năng sau:
- Nắm rõ được các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO: Là kỹ năng đầu tiên của người viết quy trình, cần hiểu rõ về nội dung, yêu cầu của tiêu chuẩn mới có thể xác định được doanh nghiệp cần làm gì, làm như thế nào để xây dựng được hệ thống quản lý chất lượng chuẩn.
- Xác định trọng tâm của doanh nghiệp: Cần được phân biệt rõ quá trình, quy trình. Có một quá trình có thể được khi triển khai thực hiện bằng nhiều quy trình nhưng sẽ có một quy trình chỉ cần áp dụng cho một quá trình. Doanh nghiệp cần phải xác định quy trình bắt buộc và quy trình nào nên có trong hệ thống tài liệu của ISO 9001.
- Trình bày vấn logic: 6 quy trình bắt buộc của iso 9001 sẽ không có ý nghĩa gì nếu người đọc không thể hiểu được nội dung của nó hay hiểu sai. Mặc dù khả năng nhận thức, diễn giải các thông tin của mỗi người không giống nhau, tuy nhiên để hạn chế được những nhầm lẫn, sai phạm trong khi thực hiện quy trình, bạn cần có một tư duy logic và trình bày vấn khoa học để người đọc dễ hiểu.
Xem thêm: Hệ thống quản lý an toàn thông tin – ISO 27001 là gì?, TẠI ĐÂY
Các bước áp dụng quy trình theo ISO 9001
Sau khi đã tìm hiểu về 6 quy trình bắt buộc của iso 9001 sẽ có rất nhiều bạn muốn biết cách áp dụng quy trình theo ISO 9001. Cụ thể, để thực hiện bạn có thể làm theo các bước dưới đây.
Xác định bối cảnh, yêu cầu của các bên quan tâm
Xác định bối cảnh của tổ chức:
- Xem xét các yếu tố bên ngoài của doanh nghiệp.
- Xem xét các yếu tố trong nội bộ doanh nghiệp.
- Xem xé về những vấn đề ảnh hưởng và chi phối đến hệ thống quản lý của chất lượng doanh nghiệp.
- Phân tích về điểm mạnh, điểm yếu cũng như cơ hội và thách thức của doanh nghiệp nếu áp dụng ISO 9001.
Xác định yêu cầu của các bên đang quan tâm:
- Yêu cầu của khách hàng và người tiêu dùng cuối cùng.
- Yêu cầu đến từ nhà cung cấp.
- Yêu cầu đến từ nhà đầu tư.
- Yêu cầu đến từ người lao động.
- Yêu cầu đến từ các cơ quan báo chí truyền thông.
- Yêu cầu đến từ các cơ quan quản lý.
- Yêu cầu đến từ cộng đồng địa phương.
Khi xác định các yêu cầu đến từ các bên quan tâm sẽ giúp cho doanh nghiệp xác được định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng, các quá trình cũng như sự tương tác giữa các quá trình.
Xác định các rủi ro và cơ hội
Trong mỗi quá trình, bạn cần tiến hành xem xét các yếu tố có thể ảnh hưởng đến kết quả như dự định. Điều này sẽ bao gồm cả các ảnh hưởng tích cực lẫn tiêu cực.
Tiến hành thu thập các thông tin
Để thu thập thông tin các doanh nghiệp có thể dựa vào phương pháp 5W1H, cụ thể:
- Why: Tại sao lại cần thực hiện quy trình này?
- Who: Ai sẽ là người phụ trách chính việc thực hiện quy trình này và ai có liên quan?
- Where: Quy trình này được diễn ra tại khâu nào ở trong hệ thống quản lý chất lượng?
- What: Triển khai các quy trình này cùng với những gì?
- When: Quy trình sẽ được này diễn ra khi nào và trong bao lâu?
- How: Quy trình này sẽ được triển khai như thế nào và phương pháp gì?
Xác định cấu trúc của quy trình
Thông thường, một quy trình iso có cấu trúc như sau:
- Phạm vi, mục đích áp dụng.
- Tài liệu để tham khảo.
- Trách nhiệm của người hoặc bộ phận thực hiện.
- Thuật ngữ có liên quan.
- Thủ tục, thứ tự cùng với trình tự thực hiện quy trình.
- Lịch sử của các phiên bản của quy trình.
Ghi chép, phê duyệt quy trình
Khi viết quy trình cần phải đảm bảo những yếu tố như:
- Quy trình phải được viết ngắn gọn, dễ hiểu.
- Không tích hợp những chi tiết bọ thừa thãi gây khó hiểu hoặc gây hiểu lầm cho người áp dụng.
- Không lạm dụng những thuật ngữ chuyên môn.
- Quy trình phải được xem xét và nhận được góp ý đến từ các bộ phận có liên quan.
- Quy trình đã được cấp lãnh đạo cao nhất phê duyệt.
Truyền đạt, đào tạo nội bộ quy trình
Sau khi quy trình iso 9001 đã được cấp lãnh đạo cao nhất phê duyệt sẽ được ban hành chính thức. Để quá trình ban hành diễn ra hiệu quả, doanh nghiệp cần phải đào tạo nội bộ về quy trình này cho các thành viên liên quan. Việc triển khai đào tạo trong nội bộ sẽ được đảm bảo cho tất cả các thành viên đều hiểu biết về quy trình cũng như nắm được trách nhiệm, quyền hạn của mình.
Các tài liệu và hồ sơ theo yêu cầu của iso 9001
Về tài liệu:
- Mục tiêu về chất lượng.
- Chính sách về chất lượng.
- Sổ tay về chất lượng.
- Sơ đồ của tổ chức.
- Trách nhiệm và quyền hạn của từng chức danh.
Về hồ sơ:
- Kiểm soát tài liệu hồ sơ.
- Trách nhiệm của lãnh đạo.
- Quản lý nguồn nhân lực.
- Mua hàng.
- Xác định yêu cầu của sản phẩm.
- Sản xuất, cung cấp dịch vụ.
- Đánh giá trong nội bộ.
- Sự thoả mãn của khách hàng.
- Phân tích các dữ liệu.
- Kiểm soát thiết bị đo.
- Sản phẩm không có sự phù hợp.
- Hành động khắc phục và phòng ngừa.
Thực trạng áp dụng ISO 9001 ở Việt Nam hiện nay như thế nào?, chi tiết: https://clv.vn/thuc-trang-ap-dung-iso-9001-o-viet-nam/
Khó khăn khi áp dụng quy trình bắt buộc của iso 9001
Hầu hết, các doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc áp dụng ISO 9001 đó là không xác định được quy trình cần phải xây dựng, không thống kê đầy đủ được tài liệu, hồ sơ cần thiết và phân công việc làm chưa thực sự phù hợp.
Lời kết
Trên đây là 6 quy trình bắt buộc của iso 9001 cũng như hướng dẫn cách xây dựng và áp dụng quy trình iso 9001 cho doanh nghiệp hiệu quả. Hy vọng những thông tin này sẽ thật sự hữu ích với bạn. Chúc doanh nghiệp của bạn luôn thành công và đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với Chất Lượng Việt nếu như cần trợ giúp.
