ISO là gì? Tổng quan về ISO
ISO là viết tắt của cụm từ tiếng Anh “International Organization for Standardization” có nghĩa là Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế. Tổ chức này là một cơ quan tiêu chuẩn quốc tế bao gồm các đại diện từ các tổ chức tiêu chuẩn quốc gia khác nhau.
Việc triển khai ISO [Điển hình như các: Hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001 – QMS), Hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001 – EMS) và An toàn & sức khỏe nghề nghiệp (ISO 45001 – OHSAS)] ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức ngay từ đầu. Nếu được theo đuổi với sự cống hiến hết mình, nó sẽ dẫn đến “sự chuyển đổi văn hóa” sang một không gian cải tiến liên tục.
Nếu tổ chức đã được chứng nhận, thì doanh nghiệp đó cần thúc đẩy đánh giá định kỳ trong hệ thống để duy trì sự phù hợp và cải tiến liên tục. Và doanh nghiệp nếu có mở rộng/ thu hẹp bất kỳ cơ sở/quy trình mới thì đều cần bắt đầu thực hiện các tiêu chuẩn trên các cơ sở/quy trình đó phù hợp với phạm vi hoạt động của doanh nghiệp. Khi triển khai ISO, doanh nghiệp cần làm theo toàn bộ các bước thực hiện. Tùy thuộc vào phạm vi hoạt động của doanh nghiệp, toàn bộ quá trình đó sẽ mất 4-6 tháng cho mỗi tiêu chuẩn ISO.
Các bước triển khai, áp dụng ISO trong doanh nghiệp
Thực hiện ISO là cả 1 hành trình, có bước – điểm bắt đầu nhưng không có bước – điểm kết thúc. Bắt đầu tiếp cận, triển khai ISO phải đi từ cam kết triển khai, thực hiện của Tổ chức, cũng như việc phân bố nguồn lực – bổ nhiệm Ban ISO trực tiếp quản lý thực hiện; tiếp theo là đào tạo nhận thức cho toàn bộ nhân viên kiến thức về ISO và xác định tình hình, mục tiêu của doanh nghiệp đồng thời phân tích những lỗ hỏng hiện thời.
Sau đó tiến hành thiết lập các thủ tục, chính sách, sổ tay và các tài liệu kiểm soát chi tiết. Duy trì triển khai ISO phải cùng với việc đánh giá nội bộ định kỳ và xem xét của lãnh đạo để luôn đánh giá tính phù hợp và hiệu lực của hệ thống đang áp dụng đối với phạm vi của doanh nghiệp mình.
#1. Cam kết của Ban lãnh đạo cao nhất
Lãnh đạo cao nhất cần cung cấp bằng chứng về cam kết của mình đối với việc xây dựng và triển khai hệ thống quản lý chất lượng cũng như sức khỏe và an toàn nghề nghiệp để liên tục cải thiện hiệu quả của hệ thống bằng cách:
- Đảm bảo sẵn có các nguồn lực cần thiết cho việc xây dựng và triển khai tiêu chuẩn QMS và OHSAS.
- Bổ nhiệm Ban ISO để điều phối các hoạt động thực hiện ISO.
- Tiến hành xem xét lãnh đạo.
#2. Thành lập Ban ISO
Lãnh đạo công ty cần quyết định lựa chọn, chỉ định một số nhân sự chủ chốt của các bộ phận để tạo thành nhóm nhân sự để triển khai xây dựng và áp dụng ISO được gọi là Ban ISO.
#3. Đào tào nhận thức và các chương trình kiến thức nâng cao của tiêu chuẩn ISO
Trong bối cảnh của tiêu chuẩn, Đại diện Lãnh đạo là người trong tổ chức đóng vai trò là trung gian giữa quản lý tổ chức và đào tạo kiến thức ISO. Đại diện lãnh đạo sẽ thành lập một nhóm quản lý thực hiện và đào tạo cho các nhân viên về tiêu chuẩn và quy trình thực hiện ISO. Đại diện lãnh đạo cũng chịu trách nhiệm tiến hành các chương trình nhận thức để cho mọi nhân viên làm quen với các tiêu chuẩn ISO và nắm những lợi ích của nó đối với doanh nghiệp.
#4. Khảo sát tình trạng doanh nghiệp và phân tích lỗ hỏng
Cách tiếp cận cơ bản là xác định và ghi chép lại cách một quy trình hiện đang được thực hiện. Nó có thể được thực hiện bằng cách xác định những người tham gia vào các quy trình và thu thập thông tin từ họ trong các cuộc phỏng vấn cá nhân.
#5. Xây dựng hồ sơ tài liệu
Tiêu chuẩn ISO đòi hỏi phải có hệ thống tài liệu, quy trình bắt buộc phải thiết lập theo các yêu cầu trong tiêu chuẩn. Ngoài ra để đảm bảo thiết lập được một hệ thống quản lý chất lượng ổn định thì với mỗi công đoạn sản xuất, kinh doanh, doanh nghiệp cần thiết lập các quy trình và hướng dẫn chuẩn hóa.
#6. Thiết lập các tài liệu, hồ sơ kiểm soát
Tài liệu là phần chính của tiêu chuẩn hóa ISO. Mỗi lĩnh vực/công việc tham gia vào tổ chức phải được lập thành văn bản dưới dạng các hướng dẫn công việc, báo cáo, lưu đồ quá trình, thủ tục, chính sách,… Ngoài ra, bản sổ tay ISO sẽ được lập thành dạng văn bản trong đó bao gồm phạm vi hoạt động quản lý của tổ chức, mục tiêu của tổ chức. Mỗi tài liệu phải được xem xét định kỳ và kiểm soát với phiên bản phù hợp. Tài liệu, hồ sơ được lưu để phù hợp với phiên bản còn hiệu lực, hết hiệu lực.
#7. Đánh giá nội bộ
Đánh giá nội bộ được tiến hành để xác minh rằng hệ thống đang được triển khai là phù hợp và có hiệu lực với các mục tiêu như đã lên kế hoạch, theo các yêu cầu của tiêu chuẩn và các yêu cầu do tổ chức thiết lập. Đánh giá nội bộ nên được lập kế hoạch và thực hiện như một phần của chiến lược cải tiến liên tục của tổ chức.
#8. Xem xét của lãnh đạo
Đầu vào cho xem xét của lãnh đạo phải bao gồm thông tin về:
- Kết quả đánh giá nội bộ.
- Phản hồi của khách hàng.
- Hiệu suất của quy trình và sự phù hợp của sản phẩm
Tham khảo lộ trình triển khai
