Việc xây dựng quy trình đào tạo theo tiêu chuẩn ISO 9001 đang được rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức quan tâm và ưu tiên hàng đầu. Bởi con người là nhân tố quan trọng trong mỗi tổ chức, nhân sự phải có năng lực và nhận thức tốt thì tổ chức mới có thể đạt được mục tiêu nhanh chóng. Nếu bạn muốn biết thêm thông tin về quy trình đào tạo này thì bạn nên xem ngay bài viết dưới đây của Viet Quality.
Quy trình ISO 9001:2015 là gì?
Thông thường, nhiều người sẽ dễ nhầm lẫn giữa hai khái niệm quy trình và quá trình ISO 9001. Theo TCVN ISO 9001:2015, quá trình có thể được hiểu là tập hợp nhiều hoạt động có sự liên quan hoặc tương tác với nhau, sử dụng thông tin đầu vào để thu được kết quả dự kiến. Kết quả đó cũng chính là đầu ra của quy trình, đầu ra có thể là sản phẩm hoặc dịch vụ.
Còn quy trình theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là phương thức thực hiện một hoạt động hay quá trình nào đó. Qua các khái niệm trên, bạn có thể nhận ra rằng việc xây dựng quá trình và quy trình có tác dụng hỗ trợ lẫn nhau nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Tuy vậy, không hẳn quá trình nào cũng đều có quy trình đi theo. Trong một hệ thống quản lý, việc xây dựng quá trình là điều bắt buộc, còn quy trình có thể có hoặc không tùy vào yêu cầu của mỗi tổ chức.
Tại sao cần phải thiết lập quy trình đào tạo theo tiêu chuẩn ISO 9001?
Việc thiết lập quy trình đào tạo theo tiêu chuẩn ISO 9001 là điều rất cần thiết trong các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay. Có 3 lý do chính để giải đáp vấn đề trên. Đầu tiên, con người chính là nhân tố quan trọng của mỗi tổ chức. Để đạt được mục tiêu của tổ chức, việc đào tạo nhân sự tốt, có năng lực là sự ưu tiên hàng đầu. Đặc biệt đối với một số ngành như Xây dựng hay Công nghệ thông tin thì nhân lực chính là yếu tố dẫn đến thành công của họ.
Tiếp theo, tổ chức cũng quan tâm đến năng lực của từng nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp. Năng lực thường được thể hiện qua trình độ học vấn, quá trình đào tạo hay dựa vào kinh nghiệm của mỗi người. Do đó, tổ chức muốn tìm được những người có năng lực thì bạn cần phải sàng lọc kỹ từng ứng viên và sau khi đã tìm được người, tổ chức cũng cần có những buổi đào tạo và huấn luyện dành cho người mới để họ có thể phát huy được năng lực của mình.
Cuối cùng, tổ chức cần giúp nhân viên hiểu biết về tầm quan trọng của các quy trình bên trong tổ chức và đánh giá cao về chất lượng. Sau khi họ nhận thức về những yếu tố đó, họ sẽ biết mình nên làm những gì để tuân theo yêu cầu nhằm đạt được mục tiêu chung. Tổ chức nên có những buổi đào tạo, các cuộc họp hay hội thảo để nhân viên có thêm động lực đóng góp vào việc cải tiến hệ thống quản lý chất lượng bằng những đề xuất của mình.
Tìm hiểu thêm: Giấy chứng nhận chất lượng và những thông tin bạn nên biết
Hướng dẫn viết bảng quy trình đào tạo theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Năng lực của mỗi người phải được chứng minh thông qua nhiều giai đoạn thử nghiệm, quan sát, kết quả,… Đánh giá viên thường xác định và dựa vào bằng chứng khách quan để đưa ra những đánh giá cho từng nhân viên. Nếu bảng đánh giá biểu thị nhân viên không đủ năng lực thì doanh nghiệp cần phải có những hành động nhằm nâng cao năng lực hơn. Việc thiết lập quy trình đào tạo theo tiêu chuẩn ISO 9001 có thể được thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo dựa vào năng lực
Các nhà lãnh đạo cần cung cấp những hướng dẫn liên quan đến chiến lược và mục tiêu của công ty thường xuyên cho các nhà quản lý, để họ có thể xem xét và lên kế hoạch đào tạo phù hợp với yêu cầu của công ty. Các nhân viên được đào tạo phải bao gồm cả nhân viên cũ và nhân viên mới. Trong quá trình đào tạo, quản lý có thể sẽ nhận thấy được nhiều khiếm khuyết về kỹ năng của mỗi thành viên, qua đó tổ chức phải lên kế hoạch đào tạo lại hoặc giám sát trước khi để nhân viên tiếp tục công việc.
Bước 2: Chuẩn bị trước các tài liệu dùng để đào tạo
Việc chuẩn bị trước các tài liệu dùng cho đào tạo có thể giúp bộ phận hành chính nhân sự và Ban giám đốc biết rằng việc đào tạo nhằm hướng đến mục tiêu, hiệu quả và toàn diện. Tiếp đến là lên danh sách những nhân viên cần đào tạo và lên kế hoạch đào tạo thích hợp cho từng người. Sau quá trình đào tạo, quản lý sẽ nắm được những ai đang thiếu kỹ năng và đào tạo lại cho phù hợp với công việc.
Bước 3: Đánh giá và thẩm định các khóa đào tạo
Các buổi đánh giá đào tạo thường được thực hiện hằng năm. Việc đánh giá này thường được thực hiện bởi những người quản lý hoặc giám sát và nhân viên để cho ra các kết quả khách quan nhất. Các kết quả thẩm định phải được chuyển qua cho giám đốc nhân sự xem xét. Việc đánh giá hiệu suất được xem là thông tin bí mật giữa những người liên quan như nhân viên, giám sát viên và bộ phận nhân sự.
Có thể bạn quan tâm: Hệ thống quản lý chất lượng là gì? Cách thức triển khai QMS?
Ý nghĩa của việc áp dụng quy trình ISO 9001
Trong mỗi một tổ chức, những cá nhân khác nhau chắc chắn sẽ có những năng lực và sự nhận thức không giống nhau, dẫn đến hiệu quả và chất lượng công việc không đồng nhất. Do vậy, việc thiết lập quy trình giúp cho mọi người có thể hiểu rõ nhiệm vụ công việc của mình là gì, thực hiện như thế nào và kết quả ra sao đang được quan tâm.
Ngoài ra, việc thiết lập quy trình cũng giúp cho các hoạt động kinh doanh của tổ chức được diễn ra thuận lợi và hạn chế những sai lầm không đáng có ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm, dịch vụ. Qua đó, tổ chức sẽ giảm thiểu được các chi phí và nâng cao năng suất kinh doanh.
Khó khăn doanh nghiệp gặp phải khi xây dựng quy trình ISO 9001
Khó khăn nhiều doanh nghiệp gặp phải khi xây dựng quy trình ISO 9001 là việc không thể xác định được quy trình nào cần xây dựng, chưa tổng hợp hệ thống tài liệu cần thiết và phân công công việc chưa hợp lý. Do vậy, các tổ chức muốn được chứng nhận ISO 9001 thì có thể lựa chọn các đơn vị chuyên tư vấn chứng nhận chuyên nghiệp, chẳng hạn như dịch vụ tư vấn chứng nhận của Viet Quality.
Tầm quan trọng của việc đào tạo nhận thức ISO 9001 trong doanh nghiệp, xem thêm TẠI ĐÂY
Tổng kết
Trên đây là tất cả những thông tin về tầm quan trọng cũng như hướng dẫn xây dựng quy trình đào tạo theo tiêu chuẩn ISO 9001 cho bạn tham khảo. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc gì về những thông tin trên, bạn có thể liên hệ trực tiếp trên website Viet Quality hoặc liên lạc qua số 0901.981.789 để được hỗ trợ nhanh chóng. Cảm ơn bạn đã theo dõi và hẹn gặp lại vào các bài viết tiếp theo.
